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As contas a pagar são um dos aspectos mais essenciais de qualquer empresa; no entanto, também é uma das áreas mais suscetíveis à desorganização. Todos os dias recibos, contratos, comprovativos de entrega e outros documentos chegam por e-mail. O tempo necessário para extrair dados desses documentos e inseri-los em softwares pode ser interminável.
CFOs e gestores financeiros estão agora a abandonar os métodos tradicionais de processamento, recorrendo a tecnologias modernas para digitalizar essas informações automaticamente. É por isso que o processamento inteligente é a melhor maneira de gerir as contas a pagar.
O Desafio Diário das Contas a Pagar Tradicionais
No passado os gestores financeiros processavam facturas abrindo cada arquivo de e-mail, verificando os totais, digitando-os num livro razão e solicitando aprovações, o que cria vários problemas dentro de qualquer organização:
– Erros humanos podem ocorrer quando as informações são digitadas em softwares.
– As facturas podem ser perdidas ou ignoradas na caixa de entrada de e-mails.
– Os fornecedores podem não receber os seus pagamentos no prazo.
– Os gestores financeiros podem desperdiçar muito tempo com a entrada de dados desnecessária, em vez de planear actividades que agreguem valor ao negócio.
Os scanners tradicionais eram usados no passado para aliviar a carga da entrada manual de dados. No entanto, eles não eram eficientes o suficiente para diferenciar diferentes formatos de facturas. Qualquer pequena alteração no formato de um documento confundia o software, tornando-o inútil. Os gestores financeiros precisavam de uma tecnologia confiável que acompanhasse o crescimento da empresa.
Como Funciona a Tecnologia Inteligente de Documentos
A tecnologia moderna consegue processar documentos de forma eficaz porque, ao contrário dos scanners tradicionais, não depende de modelos pré-definidos para ler informações. Ela utiliza softwares avançados para ler o documento da mesma forma que um funcionário humano faria. A tecnologia identifica o tipo de arquivo que está a ser analisado e extrai os dados relevantes do documento. Em seguida, compara esses dados com os pedidos de compra presentes no banco de dados da empresa.
Graças à classificação de documentos inteligente, a tecnologia pode ler arquivos recebidos, identificar o que são, organizá-los e extrair as informações essenciais de cada um. A classificação ajuda o programa a distinguir se o arquivo é uma factura, um recibo, um formulário fiscal, um contrato e assim por diante. Depois de classificado, o software passa a extrair informações como o nome do fornecedor, a data da factura, os itens da linha e o valor total devido.
Por Que os Directores Financeiros Estão a Fazer a Mudança
Os directores financeiros estão a adoptar essa tecnologia porque ela resolve diversos problemas que enfrentam diariamente no processamento de facturas. Cada um desses recursos tem um impacto significativo nos resultados financeiros da empresa.
Processamento Rápido
Processar manualmente uma única factura pode levar dias. Com este novo software, as informações são extraídas e carregadas no sistema contabilístico quase instantaneamente. Isso garante que os pagamentos sejam realizados no prazo e elimina a necessidade de pagar multas por atraso. Ao mesmo tempo, as empresas podem aproveitar descontos por pagamento antecipado.
Precisão
É bastante fácil que funcionários cometam erros quando passam longas horas a inserir dados em sistemas. Automatizar esse processo elimina a possibilidade de erros, economizando muito dinheiro para a empresa.
Baixos Custos Operacionais
Contratar pessoas para inserir informações num sistema de facturação pode ser bastante caro. Este software pode reduzir a necessidade de funcionários cujas funções envolvem processar e registrar faturas, gerando economia para a empresa. Programas avançados permitem que os executivos aproveitem melhor as competências dos seus colaboradores, direccionando-os apenas para tarefas complexas que exigem competências humanas.
Detecção de Fraudes e Verificação de Correspondência
Este programa pode impedir que as empresas sejam vítimas de fornecedores desonestos. Ao processar facturas, o software pode comparar as informações da factura com o pedido de compra e os relatórios de recebimento. Caso exista alguma divergência, a empresa pode identificá-la e evitar pagamentos a fornecedores fraudulentos.
Melhor Visibilidade da Caixa
Quando as facturas se acumulam sobre a mesa ou na caixa de entrada de emails é difícil para os directores financeiros saberem quanto dinheiro ainda deve ser pago aos fornecedores. Com o processamento automatizado, o software acompanha o número de facturas pagas e pendentes, garantindo que a empresa mantenha sua estabilidade financeira.
O Poder da Automação com IA
A principal razão pela qual esse programa é superior está no poder da automação com IA. No passado os programas utilizavam algoritmos antigos que só conseguiam extrair informações de documentos desde que eles seguissem modelos específicos de design. A menor alteração no layout de um documento confundia o software.
A inteligência artificial moderna processa arquivos enquanto aprende continuamente, tornando-se cada vez mais precisa. A automação com IA consegue processar digitalizações de baixa qualidade e facturas com layouts variados sem apresentar falhas. À medida que a tecnologia amadurece e adquire mais dados, torna-se mais rápida na extracção dos detalhes das facturas. Quando surgem casos especiais o sistema pode sinalizá-los para intervenção manual. Após um agente humano ajustar o software, ele utiliza essas informações para aprimorar a sua precisão.
Gerar Valor para as Organizações
Nenhum ser humano deseja passar toda a sua vida profissional a copiar informações de um documento em papel para um computador. Embora o processamento manual pareça barato, ele pode tornar-se caro quando se consideram os custos de oportunidade. Os funcionários podem ficar desmotivados por não sentirem que estão a causar impacto na organização. A nova tecnologia pode libertar o tempo dos colaboradores, permitindo que se concentrem em tarefas mais complexas. Em vez de registar números manualmente, eles podem identificar maneiras inovadoras de reduzir os custos operacionais da empresa. A equipa de processamento pode colaborar com o departamento de compras para negociar melhores condições e encontrar formas de reduzir os custos relacionados com as facturas. Também pode analisar quanto cada departamento está a gastar e oferecer recomendações sobre o que deve ou não ser atribuído a uma divisão específica. A tecnologia pode transformar a equipe de contas a pagar de um centro de custos num departamento que agrega valor.
Um Guia Passo a Passo para a Implementação
É importante entender que este tipo de revolução não significa abandonar os processos actuais da empresa. Todas estas mudanças foram projectadas para funcionar em conjunto com o sistema contabilístico existente. Basta identificar qual é o ponto mais fraco do seu processo actual de pagamento a fornecedores. Em seguida, é possível começar a testar o software nos documentos que causam mais problemas. É essencial começar por um conjunto específico de facturas de fornecedores que apresentem mais dificuldades.
Depois disso é possível definir como os documentos serão classificados para que o computador entenda o que representa cada factura. O próximo passo é garantir que o software esteja conectado directamente ao sistema de contabilidade, de onde as informações serão extraídas e organizadas automaticamente. É importante acompanhar quanto tempo leva para processar as facturas, quantos erros ocorrem e quanto dinheiro está a ser economizado.
Conclusão
O mundo dos negócios está a evoluir a um ritmo sem precedentes, tornando extremamente difícil para as organizações acompanhá-lo utilizando métodos tradicionais. O processo de contas a pagar é uma das áreas em que as empresas precisam evoluir se desejam permanecer lucrativas. A tecnologia moderna permite que os directores financeiros processem pagamentos a fornecedores com facilidade. Ao eliminar a entrada manual de dados, as organizações podem reduzir erros humanos e permitir que os seus colaboradores realizem actividades mais significativas.
